Şirketler İçin Yasal Office Zorunluluğu (Yazılım Denetimi ve Cezaları)

Birçok küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ), yazılım maliyetlerini kısmak için "korsan" (crack'li) Microsoft Office kullanmanın veya "Ev ve Öğrenci" gibi ucuz bireysel sürümleri ticari amaçla kullanmanın "kısa vadeli" bir çözüm olduğunu düşünür. Ancak bu, şirketinizin üzerine saatli bir bomba yerleştirmekten farksızdır.

Peki, yakalanma riski nedir? Yakalanırsanız ne olur? Bu rehberde, bir yazılım denetiminin nasıl işlediğini ve yasal bir Office lisansının neden bir "masraf" değil, bir "zorunluluk" olduğunu açıklıyoruz.

Yazılım Denetimi Nedir? (BSA ve Microsoft)

BSA (Business Software Alliance), Microsoft gibi büyük yazılım üreticilerinin haklarını koruyan bir kuruluştur. BSA ve bizzat Microsoft Türkiye, Türkiye'deki şirketlere aktif olarak "yazılım lisans denetimleri" yapma hakkına sahiptir.

Bu denetimler genellikle şu yollarla tetiklenir:

• İhbar Mektupları: En yaygın yöntemdir. Şirketinizden ayrılan eski bir çalışan, rakip bir firma veya bir müşterinin yaptığı "ihbar", denetim sürecini başlatabilir.
• Rastgele Denetimler: Hukuk büroları aracılığıyla, belirli sektörlerdeki şirketlere rastgele denetim talepleri gönderilebilir.

Bir denetim talebi geldiğinde, şirketinize "kullandığınız tüm Microsoft yazılımlarının (Windows, Server, Office) lisanslarını ve faturalarını" ibraz etmeniz için kısa bir süre verilir.

Lisanssız / Yanlış Lisans Kullanmanın Sonuçları Nelerdir?

Denetim sonucunda "lisans açığı" tespit edilirse, sonuçları ağır olur:

1. Ağır Para Cezaları: Bu, en hafif sonuçtur. Sadece eksik olan lisansların güncel bedelini ödemeniz istenmez. Genellikle bu bedelin 3 katına varan tazminat talepleriyle karşılaşırsınız.
2. Yasal Sorumluluk ve İtibar Kaybı: Şirket yöneticileri (CEO, Genel Müdür, IT Yöneticisi) "Fikri Mülkiyet Kanununa Muhalefet" suçundan yasal ve cezai sorumlulukla karşı karşıya kalır. Şirketinizin "korsan yazılım kullanan firma" olarak damgalanması, itibarınızı zedeler.
3. Veri Güvenliği Felaketi: Korsan (crack'li) yazılımlar, içlerine "trojan", "keylogger" (şifre çalan) ve "ransomware" (fidye yazılımı) gizlenmiş birer tuzaktır. Siz maliyetten kaçtığınızı sanarken, tüm müşteri verilerinizi, banka şifrelerinizi veya şirket sırlarınızı farkında olmadan dışarıya sızdırıyor olabilirsiniz.

En Sık Yapılan Lisanslama Hatası: "Yanlış Lisans" Kullanmak

Lisanssızlık sadece "korsan" kullanmak değildir. "Yanlış lisans" kullanmak da aynı derecede risklidir.

Bir önceki makalemizde de belirttiğimiz gibi, Microsoft 365 Aile veya Office 2021 Ev ve Öğrenci sürümleri "Ticari Kullanım Hakkı" (Commercial Use Rights) içermez. Bu lisansları bir şirkette, yani "para kazanmak" amacıyla kullanmak, yasal olarak korsan kullanmaktan farksızdır ve denetimlerde aynı cezai yaptırımlara tabidir.

Riski Ortadan Kaldırın: Yasal İş Lisansınızı Alın

Çözüm: Doğru ve Yasal Lisanslama

Şirketinizin güvenliğini, itibarını ve finansal sağlığını korumak, birkaç lisans maliyetinden çok daha değerlidir. Doğru çözüm, şirketinizin ihtiyaçlarına uygun ticari lisansları kullanmaktır.

• Microsoft 365 İş (Business) Paketleri: Abonelik modelidir. Kurumsal e-posta (@sirketiniz.com), SharePoint, Teams ve her zaman güncel Office programlarını sunar. Yasal ve teknik olarak en modern çözümdür.
• Office 2021 Ev ve İş (Home & Business): Tek seferlik ödeme modelidir. Ticari kullanım hakkı verir. Outlook içerir. Abonelik istemeyen firmalar için idealdir.

Hangi yasal paketin sizin için en doğrusu olduğundan emin değilseniz, hazırladığımız testimizi çözebilirsiniz.

Testi Çözün: Doğru Yasal Paketi Bulun

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

S: BSA denetimi küçük (5-10 kişilik) şirketlere de gelir mi?

C: Evet. BSA veya Microsoft'un hukuk büroları, şirket büyüklüğüne bakmaksızın denetim yapabilir. En yaygın denetim tetikleyicisi, büyüklükten bağımsız olarak "içeriden gelen ihbarlar"dır (örn: eski çalışanlar).

S: Crack'li (korsan) Office kullanmanın yasal cezadan başka riski nedir?

C: En büyük risk güvenliktir. Crack dosyalarının tamamı, bilgisayarınıza bir "arka kapı" (backdoor) açan zararlı yazılımlar içerir. Bu yazılımlar banka şifrelerinizi, müşteri verilerinizi ve ticari sırlarınızı çalmak için tasarlanmıştır. Korsan yazılım kullanarak tüm şirket verilerinizi riske atarsınız.

S: Şirkette "Office 2021 Ev ve Öğrenci" sürümü kullanıyorum. Bu yasal mı?

C: Hayır, kesinlikle yasal değildir. Adı üstünde "Ev ve Öğrenci" olan bu sürüm, ticari (para kazanılan) faaliyetler için kullanılamaz. Bir denetimde, bu lisanslar "geçersiz" (korsanla eşdeğer) sayılır ve hakkınızda yasal işlem yapılır. Ticari kullanım için en az "Office 2021 Ev ve İş (Home & Business)" veya "Microsoft 365 İş" lisansı gerekir.